분개에서 전기까지: 거래가 원장에 쌓이는 과정

기록의 흐름

거래가 발생하면 먼저 계약서, 세금계산서, 영수증, 입출금 내역 같은 증빙을 확인한다. 거래일, 금액, 상대방, 공급 내용과 승인 여부를 검토한 뒤 어떤 계정을 차변과 대변에 기록할지 결정한다. 이 최초 기록이 분개다.

분개장에는 거래가 시간 순서로 쌓인다. 이후 각 분개의 금액을 해당 계정의 총계정원장으로 옮기는 작업을 전기라고 한다. 현금 계정에는 모든 현금 증가와 감소가, 매출 계정에는 모든 매출 인식이 모인다.

예시

3월 5일 상품 100만원을 현금 판매하면 차변 현금 100 / 대변 매출 100을 기록한다. 전기 후 현금 원장의 차변에 100만원, 매출 원장의 대변에 100만원이 나타난다. 판매한 상품 원가가 60만원이면 차변 매출원가 60 / 대변 재고자산 60도 별도로 기록한다.

보조부의 필요성

총계정원장의 매출채권 잔액이 1억원이라는 사실만으로 어느 고객에게 얼마를 받을지 알 수 없다. 거래처별 매출채권 보조부가 필요하다. 재고도 품목별 수량·단가 보조부가 총계정원장과 일치해야 한다.

점검 포인트

분개번호와 증빙을 연결하고, 원장과 보조부의 합계가 일치하는지 정기적으로 대사해야 한다. ERP는 전기를 자동화하지만 잘못된 계정과 기준정보를 자동으로 올바르게 만들지는 않는다.